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Protección de Datos Personales

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO

Definir las políticas básicas que debe cumplir NEC DE COLOMBIA S.A (NDC) al recopilar, usar, proporcionar y gestionar Información de carácter Personal, a efectos de asegurar que esta información sea gestionada y protegida de manera adecuada dentro y fuera de la Compañía.

2. ALCANCE

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, NEC DE COLOMBIA S.A, mediante el presente documento, dispone sus políticas sobre el particular, las cuales serán aplicables a todos los procedimientos y escenarios en los cuales se dé lugar al tratamiento de datos personales por parte de NEC DE COLOMBIA S.A, bien sea en calidad de responsable del tratamiento o en calidad de encargado del tratamiento cuando sea el caso.

3. DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE

NEC DE COLOMBIA S.A
NIT No. 800057310-6
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 9 No 80 - 32
Teléfono: 6446700
Correo electrónico: quejasndc@nec.com.co

4. DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

En cumplimiento con las disposiciones generales sobre protección de datos personales, NEC DE COLOMBIA S.A aplicará los siguientes principios en el tratamiento que realice sobre los datos personales:

  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

Los datos personales referidos a datos de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico, laborales, profesionales, comerciales, tributarios, académicos, datos referidos a la salud, datos biométricos, imagen personal visual y/o audiovisual, así como los demás proporcionados a/u obtenidos por NEC DE COLOMBIA S.A, serán objeto de tratamiento (recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, organización, consulta, publicación y objeto de transmisión y transferencia nacional e internacional, así como para las demás formas de tratamiento contenidas en las autorizaciones suscritas por los titulares), todo ello de conformidad con las siguientes finalidades:

  • 6.1.
    Permitir el adecuado desarrollo de su objeto social y de las demás actividades asociadas, relacionadas y necesarias para el desarrollo de éste.
  • 6.2.
    Dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.
  • 6.3.
    Facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
  • 6.4.
    Promover sus programas de formación a nivel corporativo.
  • 6.5.
    Adelantar campañas de promoción con enfoque de bienestar laboral (cumpleaños, asensos, nuevas contrataciones, etc), incluyendo la publicación de información en redes sociales y medios promocionales.
  • 6.6.
    Adelantar campañas de marketing o promoción con enfoque comercial,
  • 6.7.
    Acreditar ante las entidades públicas o privadas el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
  • 6.8.
    Consultar información en bases de datos públicas y privadas.
  • 6.9.
    Las demás que no siendo previstas en estas políticas, sean requeridas con posterioridad, siempre y cuando sean informadas y autorizadas de forma previa mediante la suscripción de la autorización para tratamiento de datos personales.

7. DEBERES DE NEC DE COLOMBIA S.A EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

  • 7.1.
    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • 7.2.
    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normativa en materia de protección de datos personales, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • 7.3.
    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • 7.4.
    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • 7.5.
    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • 7.6.
    Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • 7.7.
    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • 7.8.
    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normativa en materia de protección de datos personales;
  • 7.9.
    Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • 7.10.
    Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la normativa en materia de protección de datos personales;
  • 7.11.
    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  • 7.12.
    Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • 7.13.
    Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • 7.14.
    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • 7.15.
    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

8. DEBERES DE NEC DE COLOMBIA S.A EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

  • 8.1.
    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • 8.2.
    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • 8.3.
    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la normativa en materia de protección de datos personales;
  • 8.4.
    Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  • 8.5.
    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la normativa en materia de protección de datos personales;
  • 8.6.
    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  • 8.7.
    Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la normativa en materia de protección de datos personales;
  • 8.8.
    Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  • 8.9.
    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • 8.10.
    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • 8.11.
    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • 8.12.
    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en NDC, le serán exigibles a esta el cumplimiento de los deberes previstos para cada una.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

  • 9.1.
    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NEC DE COLOMBIA S.A o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • 9.2.
    Solicitar prueba de la autorización otorgada a NEC DE COLOMBIA S.A, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • 9.3.
    Ser informado por NEC DE COLOMBIA S.A o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • 9.4.
    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • 9.5.
    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del/los dato(s) cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • 9.6.
    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. POLÍTICAS ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

  • 10.1.
    NEC DE COLOMBIA S.A obtendrá las autorizaciones para el tratamiento de datos personales de manera, previa expresa e informada garantizando que está plenamente facultado para tratar la información personal que compone sus bases de datos.
  • 10.2.
    La información personal sometida a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. NEC DE COLOMBIA S.A mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
  • 10.3.
    La información personal solo será tratada por aquellos trabajadores de NEC DE COLOMBIA S.A que cuenten con el permiso para ello (administradores de las bases de datos), o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los encargados.
  • 10.4.
    NEC DE COLOMBIA S.A no pondrá la información personal al acceso libre mediante Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública, que cuente con autorización previa, expresa e informada en tal sentido o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
  • 10.5.
    Todo dato personal que no sea dato público se tratará por NEC DE COLOMBIA S.A como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular y NEC DE COLOMBIA S.A haya finalizado.
  • 10.6.
    NEC DE COLOMBIA S.A será más rigurosa en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
  • 10.7.
    NEC DE COLOMBIA S.A podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
  • 10.8.
    NEC DE COLOMBIA S.A tratará la información personal proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
  • 10.9.
    NEC DE COLOMBIA S.A registrará las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
  • 10.10.
    NEC DE COLOMBIA S.A implementará manuales y/o procedimientos para garantizar el cumplimiento de sus políticas y de la normativa en materia de protección de datos personales.

11. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE:

La Subgerencia Legal & Compliance de NEC DE COLOMBIA S.A, o la que haga sus veces, será el área encargada de dar trámite a las solicitudes, por lo que toda petición, queja o reclamo que se relacione con el manejo de datos personales deberá enviarse a: Empresa: NEC DE COLOMBIA S.A, Área: Subgerencia Legal & Compliance
Dirección: Carrera 9 No 80 – 32, Correo electrónico: quejasndc@nec.com.co

La Subgerencia Legal & Compliance de NEC DE COLOMBIA S.A, podrá en todo caso delegar dicha función, la delegación no implicará la transmisión de responsabilidad frente al tratamiento de los asuntos que versen sobre toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales.

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de NEC DE COLOMBIA S.A, sus representantes o sus causahabientes, podrán acceder a estos, conocerlos, actualizarlos y rectificarlos; así como ser informados sobre su uso que se le da a los datos y la autorización con la que se cuenta para ello; presentar consultas y reclamos; revocar la autorización, o solicitar la supresión de los datos, en los casos en que sea procedente. Todo esto podrá hacerse mediante la dirección de su solicitud, queja o reclamo a la Carrera 9 No 80 - 32 Bogotá D.C., Colombia, mediante la atención presencial en la misma dirección o mediante correo electrónico a la dirección: quejasndc@nec.com.co.

Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico y deberá contener al menos, la siguiente información:

  • Identificación del Titular de los datos sobre el cual versa la solicitud.
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Dirección física y electrónica del titular o solicitante a efectos de notificación.
  • Aportar, si así lo quiere, la documentación que se pretenda presentar como prueba.

Si la solicitud está incompleta de tal forma que impida el adecuado trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos previstos en la legislación aplicable.

13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

La presente Política de Protección de la Información Personal, estará vigente a partir del día (28) de Abril de 2018 y remplaza las que existan o existieren anteriormente. NEC DE COLOMBIA S.A se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por NEC DE COLOMBIA S.A se mantendrán indefinidamente durante el tiempo necesario para cada una de las finalidades descritas en esta política, en las autorizaciones que suscriban los titulares y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de NEC DE COLOMBIA S.A o una obligación contenida en un contrato suscrito entre NEC DE COLOMBIA S.A y el Titular.